Ho poche convinzioni nella vita, una di queste è:
La gente non legge le mail con attenzione.*
O meglio, non le legge nel modo e con l’attenzione che noi ci immaginiamo quando le scriviamo e le rileggiamo.
Ora, non ho prove scientifiche alla mano, però immagino che questo comportamento possa essere attribuito a vari fattori: sovraccarico di informazioni, mancanza di tempo, o semplicemente l’abitudine di scorrere rapidamente tutto quello che è contenuto digitale.
L’attenzione dedicata alla lettura è inversamente proporzionale alla lunghezza del messaggio.*
Questo non significa che ogni dettaglio debba essere omesso, ma piuttosto che ogni parola dovrebbe avere uno scopo e contribuire al messaggio che si intende trasmettere.
Poi, diciamocela tutta: le mail lunghe spesso servono più a chi scrive che a chi legge. Permettono di sentirsi sicuri di aver comunicato tutto il necessario, e di salvaguardarsi con un “l’avevo scritto” in caso di problemi. Tuttavia, se l’obiettivo è garantire che il messaggio venga recepito e compreso, allora la brevità diventa una strategia più efficace.
Voi avete consigli e metodi per scrivere buone email? Segnalatemeli rispondendo a questa 6am o commentando. (Per futuri approfondimenti)
Buona giornata!
Francesco
*comprese le 6am 👽
**Le eccezioni ci sono, non voglio fare di tutta un’erba un fascio. Le possibilità di una attenta lettura e comprensione aumentano se l’argomento è particolarmente delicato e sensibile (ma deve esserlo veramente molto per chi legge) o se è una mail di un superiore (ma anche qui, non ci metterei la mano sul fuoco. Anzi, non la metto proprio. 🙃)
-Limitarsi a dare le coordinate per una telefonata, se le informazioni non hanno una valenza legale per cui vogliamo che siano scritte.
- allegare alla mail un pdf in cui è scritta la nostra lettera
-dividere la mail in paragrafi e far si che le informazioni salienti siano sottolineate o in grassetto
-se nessuna delle precedenti si può fare, scrivere la mail bene, in modo fluido e un po’ divertente, in modo che la persona entri nel flusso e riesca a leggerla da cima a fondo. Aiuta in tutto questo avere un bel rapporto con quella persona che la disporrà positivamente a voler leggere tutto per poter rispondere con cura e soprattutto a scegliere un momento buono per dedicarsi a questo.
Ciao, per le mail uso questo schema:
1. come per le newsletters l'oggetto è tutto, perché a volte le persone neanche leggono se l'oggetto non gli interessa
2. Se il destinatario è un CXO leggerà le mail solo in anteprima, quindi 3 righe max: e questa è la lunghezza che ti puoi permettere, facci pace
3. se è un fornitore / collega abbondare di printscreen e grassetti, in modo che MAI chiuda la mail chiedendosi "Ok... quindi?"
4. (ma il 4° punto di un elenco non lo legge più nessuno) se al secondo scambio ancora non ci siamo capiti, stiamo usando il mezzo sbagliato. Hai mai notato l'icona di una cornetta sul tuo iPhone? Serve a PARLARE con le persone :)
5. (non leggono il 4°, figurati il 5°!) scrivere per poi poter dire stizziti "ma io te l'ho scritto!", indicando stupidamente un PC è un atteggiamento da paraculi, anche se a farlo siamo noi.